هر سفر برای آژانس از یک رزرو ساده تشکیل نشده است. از لحظه ای که مشتری درخواست خود را مطرح می کند تا زمان ثبت خدمات، پرداخت، آماده سازی مدارک و پیگیری سفر، مراحل مختلفی باید انجام شود.
قابلیت «فرآیندهای سفر» کمک می کند این مراحل در یک مسیر مشخص ثبت و پیگیری شوند تا کارشناس بداند هر سفر در چه مرحله ای قرار دارد و چه اقداماتی هنوز باقی مانده است.
فرآیند سفر از زمانی شروع می شود که مشتری درخواست خود را به آژانس اعلام می کند.
اطلاعات اولیه درخواست، مقصد، تاریخ سفر، تعداد مسافران و خدمات موردنیاز ثبت می شود تا مبنای ادامه فرآیند قرار بگیرد.
هر سفر از یک درخواست شروع می شود؛ اما باید به یک فرآیند مشخص تبدیل شود.
برای مثال:
بلیت هواپیما
بلیت قطار
بلیت اتوبوس
رزرو هتل و اقامتگاه
سایر خدمات سفر
هر خدمت در کنار اطلاعات اصلی سفر قرار می گیرد تا وضعیت کل سفر قابل پیگیری باشد.
اطلاعات مسافران را به همان سفر مرتبط کنید.
در سفرهای خانوادگی، گروهی یا سازمانی، چند مسافر می توانند در یک فرآیند سفر ثبت شوند و اطلاعات هر فرد در پرونده مربوط به خودش نگهداری شود.
مبلغ کل
مبلغ دریافت شده
مبلغ باقی مانده
وضعیت پرداخت
با ثبت این اطلاعات، کارشناس می داند سفر از نظر مالی در چه وضعیتی قرار دارد و چه مواردی هنوز نیاز به پیگیری دارند.
مدارک و فایل های مرتبط با سفر را در همان پرونده نگهداری کنید.
به این ترتیب، اطلاعات مربوط به مشتری، سفر، رزروها و مدارک از یکدیگر جدا نمی شوند و هنگام نیاز، دسترسی به آنها ساده تر خواهد بود.
هر سفر باید وضعیت مشخصی داشته باشد.
کارشناس می تواند بررسی کند:
درخواست جدید است؟
رزروها انجام شده اند؟
پرداخت تکمیل شده است؟
مدارک دریافت شده اند؟
سفر آماده است؟
نیاز به پیگیری وجود دارد؟
این دید کلی باعث می شود هیچ مرحله مهمی فقط به خاطر فراموشی یا پراکندگی اطلاعات متوقف نشود.
وقتی یک سفر چند خدمت و چند مسافر دارد، پیگیری دستی مراحل می تواند باعث اشتباه شود.
با ثبت وضعیت هر مرحله، کارشناس می تواند مشخص کند چه کاری انجام شده و چه کاری باقی مانده است.
انجام شده → در حال پیگیری → نیازمند اقدام → تکمیل شده
به این ترتیب، وضعیت سفر همیشه قابل بررسی است.
در فرآیندهای چندمرحله ای، مشخص بودن مسئول هر کار اهمیت زیادی دارد.
با اختصاص وظایف و پیگیری فعالیت های ثبت شده، کارشناسان می توانند بدانند کدام بخش از سفر باید توسط آنها انجام شود.
مدیر نیز دید بهتری نسبت به روند انجام کارها خواهد داشت.
یک سفر ممکن است چندین اقدام داشته باشد و هر کدام زمان مشخصی برای انجام داشته باشند.
با ثبت مراحل و موارد نیازمند پیگیری، کارشناس می تواند کارهای باقی مانده را شناسایی کند و فرآیند سفر را تا رسیدن به مرحله نهایی دنبال کند.
هیچ مرحله ای نباید بین چند کار گم شود.
مدیر آژانس می تواند وضعیت فرآیندهای در حال انجام را بررسی کند و ببیند هر سفر در چه مرحله ای قرار دارد.
این دید کمک می کند سفرهای نیازمند پیگیری، کارهای باقی مانده و وضعیت کلی عملیات آژانس سریع تر شناسایی شوند.
درخواست مشتری
↓
ثبت اطلاعات سفر
↓
ثبت مسافران
↓
انتخاب و ثبت خدمات
↓
رزرو خدمات
↓
ثبت مدارک
↓
مدیریت پرداخت
↓
تکمیل مراحل سفر
↓
پیگیری تا زمان سفر
↓
ثبت سوابق سفر
«فرآیندهای سفر» کمک می کند مراحل مختلف یک سفر در یک ساختار مشخص قرار بگیرند؛ از اولین درخواست مشتری تا ثبت خدمات، پرداخت، مدارک و پیگیری نهایی.
کارشناس می داند چه کاری انجام شده و چه کاری باقی مانده است و مدیر می تواند وضعیت سفرها و روند انجام کارها را بهتر کنترل کند.
تمام مراحل سفر، از اولین درخواست تا پایان فرآیند، در یک مسیر منظم و قابل پیگیری.