مدیریت رزروها | Booking Management
مرکز کنترل تمام رزروهای آژانس
مدیریت رزرو فقط ثبت یک سفارش نیست؛ یک فرآیند کامل از لحظه ای است که مشتری درخواست سفر می دهد تا زمانی که سفر او نهایی و خدماتش ارائه می شود.
با سیستم مدیریت رزرو، تمام این مسیر در یک محیط یکپارچه مدیریت می شود. کارشناسان می توانند رزروهای جدید را مشاهده کنند، وضعیت آنها را تغییر دهند، اطلاعات مسافران و خدمات را مدیریت کنند، پرداخت ها را بررسی کنند و در هر لحظه بدانند هر رزرو دقیقاً در چه مرحله ای قرار دارد.
کارشناس می تواند در چند مرحله ساده یک رزرو جدید ایجاد کند:
انتخاب یا ثبت مشتری
انتخاب مقصد
تعیین تاریخ رفت و برگشت
انتخاب نوع سفر
اضافه کردن مسافران
انتخاب خدمات
ثبت مبلغ
تعیین وضعیت پرداخت
اختصاص رزرو به کارشناس
هر رزرو یک وضعیت مشخص دارد تا تیم همیشه بداند چه اتفاقی در حال رخ دادن است:
🟡 در انتظار بررسی
🔵 در حال پیگیری
🟣 در انتظار پرداخت
🟢 تأیید شده
✅ تکمیل شده
🔴 لغو شده
این وضعیت ها باعث می شوند هیچ درخواست یا رزروی بین کارهای روزانه گم نشود.
وقتی تعداد رزروها زیاد می شود، پیدا کردن یک سفارش نباید زمان بر باشد.
رزرو را میتوان با مواردی مثل:
نام مسافر، شماره رزرو، مقصد، شماره تماس یا تاریخ سفر
در چند ثانیه پیدا کرد.
کارشناس می تواند رزروها را بر اساس معیارهای مختلف فیلتر کند:
رزروهای امروز
رزروهای آینده
رزروهای پرداخت نشده
رزروهای تأییدشده
رزروهای لغوشده
مقصد
نوع خدمات
کارشناس مسئول
بازه زمانی
یک رزرو ممکن است برای یک نفر یا یک گروه کامل باشد.
برای هر رزرو می توان چند مسافر تعریف کرد و اطلاعات هرکدام را جداگانه مدیریت کرد.
یک رزرو → چند مسافر → چند خدمت → یک پرونده کامل سفر
برای هر رزرو میتوان خدمات مختلف را اضافه کرد:
✈️ پرواز
🏨 هتل
🚌 ترانسفر
🌍 تور
🎫 بلیت
🧳 خدمات گردشگری
➕ سایر خدمات
به این ترتیب تمام اجزای سفر در یک رزرو قابل مشاهده هستند.
اطلاعات مالی رزرو کاملاً شفاف نمایش داده میشود:
مبلغ کل: 48,500,000 تومان
پرداختشده: 30,000,000 تومان
باقیمانده: 18,500,000 تومان
وضعیت: در انتظار تسویه
کارشناس در همان صفحه می تواند وضعیت پرداخت را بررسی و پیگیری کند.
هر رزرو میتواند به یک کارشناس مشخص اختصاص داده شود.
مثلاً:
رزرو #10582 → مسئول: علی رضایی
بنابراین مشخص است چه کسی مسئول پیگیری و انجام آن رزرو است.
کارشناسان می توانند برای هر رزرو یادداشت ثبت کنند.
مثلاً:
«مشتری درخواست اتاق با منظره دریا دارد.»
یا:
«پرداخت باقیمانده تا ۲۵ شهریور پیگیری شود.»
این یادداشتها فقط برای مدیریت داخلی تیم هستند.
سیستم تمام تغییرات مهم را ثبت می کند:
ثبت رزرو → تغییر وضعیت → ثبت پرداخت → تغییر خدمات → تأیید نهایی
حتی مشخص است چه کسی و چه زمانی این تغییر را انجام داده است.
در بالای صفحه مدیریت رزرو، این کارت ها را قرار بده:
| شاخص | مقدار |
|---|---|
| کل رزروها | 1,248 |
| رزروهای امروز | 86 |
| در انتظار بررسی | 34 |
| در انتظار پرداخت | 19 |
| سفرهای نزدیک | 27 |
| لغوشده | 12 |
وقتی روی «مشاهده رزرو» کلیک می شود، یک صفحه کامل باز شود.
شماره: #10582
ثبت شده: 18 شهریور 1405
کارشناس: علی رضایی
وضعیت: 🟢 تأیید شده
نام: سارا احمدی
شماره تماس: 0912XXXXXXX
تعداد مسافران: 2 نفر
مبدأ: تهران
مقصد: استانبول
تاریخ رفت: 25 شهریور
تاریخ برگشت: 30 شهریور
پرواز: تهران → استانبول
هتل: 5 ستاره
اتاق: Double Room
ترانسفر: فرودگاه → هتل
مبلغ کل: 48,500,000 تومان
پرداختشده: 48,500,000 تومان
باقیمانده: 0 تومان
«مشتری درخواست اتاق طبقه بالا و ترانسفر اختصاصی دارد.»
نرم افزار میتواند برای موارد مهم هشدار ایجاد کند:
پرداخت سررسید شده
نزدیک شدن تاریخ سفر
رزرو در انتظار تأیید
درخواست مشتری بدون پیگیری
تکمیل نشدن اطلاعات رزرو
یعنی سیستم فقط اطلاعات را ذخیره نمی کند؛ به تیم کمک میکند هیچ کاری را فراموش نکند.
مدیریت رزرو در نرم افزار شما باید تبدیل شود به:
ثبت → پیگیری → تأیید → پرداخت → مدیریت خدمات → کنترل سفر → تکمیل رزرو
همه در یک مسیر.
نه فایل های پراکنده، نه اطلاعات گمشده، نه پیگیری های فراموش شده.