در یک آژانس مسافرتی، مدارک مشتریان و مسافران بخش مهمی از اطلاعات هر پرونده هستند. بایگانی هوشمند مدارک، فایل های مرتبط با مشتری و سفر را در ساختاری منظم نگهداری می کند تا پیدا کردن، بررسی و مدیریت آنها ساده تر شود.
مدارک را به صورت پراکنده روی کامپیوترها و پوشه های مختلف نگهداری نکنید.
فایل های مرتبط با هر مشتری یا سفر می توانند در همان پرونده مربوط به خود ذخیره شوند تا ارتباط بین مشتری، سفر و مدرک همیشه مشخص باشد.
مدرک را پیدا کنید؛ بدون اینکه دنبال آن بگردید.
مدارک را بر اساس نوع و کاربرد آنها دسته بندی کنید تا ساختار بایگانی منظم باقی بماند.
برای مثال:
مدارک مسافر | مدارک سفر | فایل های رزرو | اسناد مرتبط با پرونده | سایر فایل ها
دسته بندی مناسب باعث می شود دسترسی به اطلاعات موردنیاز سریع تر انجام شود.
وقتی تعداد پرونده ها افزایش پیدا می کند، پیدا کردن یک فایل خاص می تواند زمان زیادی بگیرد.
با اتصال مدارک به پرونده مشتری یا سفر، کارشناس می تواند ابتدا پرونده مربوط را پیدا کند و سپس به فایل های ثبت شده در همان پرونده دسترسی داشته باشد.
اطلاعات منظم یعنی جست و ج وی سریع تر.
مدارک هر مسافر را به پرونده همان مشتری مرتبط کنید.
در مراجعه یا رزروهای بعدی، کارشناس می تواند سوابق و مدارک ثبت شده را در همان پرونده بررسی کند و از ثبت دوباره اطلاعات جلوگیری شود.
گاهی یک مدرک فقط به خود مشتری مربوط نیست و برای یک سفر مشخص مورد استفاده قرار می گیرد.
در این حالت، فایل مربوط به همان سفر نگهداری می شود تا هنگام پیگیری رزرو یا خدمات سفر، اطلاعات مرتبط در دسترس باشد.
فایل های ثبت شده را از داخل پرونده مربوط مشاهده و مدیریت کنید.
به این ترتیب، کارشناس می داند هر فایل متعلق به کدام مشتری، مسافر یا سفر است و احتمال جابه جایی یا گم شدن اطلاعات کاهش پیدا می کند.
مدارک مشتریان بخشی از اطلاعات حساس پرونده های آژانس هستند.
با مدیریت دسترسی کاربران، می توان مشخص کرد چه افرادی در سیستم امکان مشاهده یا مدیریت اطلاعات و فایل های مربوط به پرونده ها را داشته باشند.
اطلاعات مهم، فقط در اختیار افراد مجاز.
با نگهداری مدارک در سیستم، اطلاعات پرونده ها به یک بایگانی قابل مراجعه تبدیل می شوند.
کارشناس می تواند هنگام پیگیری یک مشتری یا سفر، به سوابق ثبت شده مراجعه کند و اطلاعات موردنیاز را سریع تر پیدا کند.
ایجاد یا انتخاب پرونده مشتری
↓
ثبت سفر یا رزرو
↓
افزودن مدرک
↓
دسته بندی و ثبت اطلاعات فایل
↓
اتصال به مشتری یا سفر
↓
ذخیره در بایگانی
↓
جست و جو و دسترسی در زمان نیاز
بایگانی هوشمند مدارک کمک می کند فایل های مربوط به مشتریان و سفرها از حالت پراکنده خارج شوند و در ساختاری مشخص نگهداری شوند.
کارشناس می داند هر مدرک متعلق به کدام پرونده است، مدیر کنترل بهتری روی اطلاعات دارد و دسترسی به سوابق در زمان نیاز سریع تر انجام می شود.
مدارک پراکنده را به یک آرشیو منظم و قابل دسترسی تبدیل کنید.